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Consejos para prevenir la rotura de stock

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En otras entradas de blog hemos hablado sobre el concepto del sobrestock, su significado y las causas que conducen a esta situación. Hoy hablaremos de su antónimo: la rotura de stock. En primera instancia veremos qué es y seguidamente veremos algunos consejos para prevenir la rotura de stock.

 

¿Qué es la rotura de stock? 

Ya hemos adelantado que la rotura de stock es justo lo contrario al sobrestock, es decir, en lugar de haber un excedente de mercancía, hay una carencia de mercancía. Por tanto, no disponemos de la suficiente materia prima o producto para atender la demanda de nuestros clientes. Al igual que el sobrestock, la rotura de stock también tiene consecuencias, puesto que, si tu cliente quiere comprar determinado artículo y no tienes existencias, no solo pierdes una venta, sino también puede afectar la imagen de marca de tu empresa, especialmente si esta incidencia se repite.
Es, por tanto, una situación que quieres evitar.

Para conocer tu índice de rotura, puedes apoyarte en los KPIs (“Key Performance Indicators” por sus siglas en inglés o en castellano: “Indicadores Clave de Rendimiento”). Hay distintos KPIs que te ayudarán a interpretar el rendimiento de tu proceso de trabajo. El KPI de inventario, en concreto, mide la rotación de tu mercancía en la cadena de suministro.

La fórmula para calcular tu índice de rotura es muy sencilla ➡ Pedidos no satisfechos / Pedidos totales x 100.

Imagina que has tenido que rechazar 20 pedidos por rotura de stock y el total de pedidos realizados es de 125, dividirías 20/125 y lo multiplicarías por 100 para obtener un porcentaje del 16%. Este sería tu índice de rotura.

Las principales consecuencias de la rotura de stock serán:
  • La pérdida de ventas: Si la rotura de stock tiene una duración de 1 o más días, perderás ventas en esos días. Pero también puede ser que el cliente la próxima vez decida comprar equis artículo en otro lugar ya sea en tiendas físicas u online “por si acaso tú no lo tienes en stock”. Ojo con esto.
  • El descontento de tus clientes: Salir a comprar algo y volver con las manos vacías es una experiencia decepcionante. Las personas somos comprensivas, por lo que si sucede una vez no hay que alarmarse, pero si el escenario se repite, tu cliente no dudará en hacerle una visita a tu competencia.
  • Tu imagen de marca: La imagen de marca va más allá de una buena campaña de publicidad o marketing. La profesionalidad en la prestación de tu servicio es fundamental y esto incluye también el abastecimiento de tus lineales.
  • El coste de la solución: La rotura de stock es un problema y por tanto requiere de una solución. Si es un artículo de alta rotación, es muy probable que te veas en la obligación de contratar servicios de transporte exprés que, evidentemente, encarecen el traslado.
  • La relación con tus proveedores: Puede ser que tu proveedor sea directamente responsable de la rotura de stock o puede ser que no. En cualquier caso, la rotura de stock genera un problema y por tanto tensión para ambas partes. De nuevo, cuando es una situación puntual esto no debe afectar tu relación con tus proveedores, es más, harán lo posible por ayudarte, pero si se repite el error puede afectar seriamente la relación entre las dos partes y las negociaciones del contrato.

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Consejos para prevenir la rotura de stock

La clave está en evitar la rotura de stock sin caer en el sobrestock. Para ello debes mantener un equilibrio entre la oferta y la demanda de tus productos teniendo en cuenta un pequeño margen de error y un stock para imprevistos.

En primer lugar deberías hacerte algunas preguntas para analizar tu situación: ¿Cuál es la situación actual de la demanda de mis productos? ¿hay una demanda creciente o decreciente? ¿Qué stock de seguridad voy a tener? ¿mi producto se ve afectado por la estacionalidad? ¿Cuál es mi posición y ratio de ventas frente a la competencia?

 

Consejos para tu día a día en el departamento de compras:
  • Aprovecha las estadísticas y analiza tus datos: Hay que almacenar, interpretar y consultar las estadísticas. Esto es súper importante. Si recién te estás iniciando en el mundo empresarial es el momento perfecto para empezar a mantener un control estadístico de tus ratios de venta o periodos de rotura de stock. Estos datos te permitirán anticipar una demanda e identificar patrones de compra a lo largo del año. A más años de estadísticas acumules, más probabilidad de acierto. Así, minimizarás el riesgo de exceso y rotura de stock a la hora de comprar la mercancía.
  • Controla tu stock y haz inventarios: En ocasiones se presenta una rotura de stock por errores o lagunas en los inventarios. Aunque tengas tus inventarios informatizados, es importante hacer un inventario del stock disponible con cierta periodicidad para corregir los (inevitables) descuadres o errores que se van a ir produciendo.
  • Analiza el comportamiento de tus clientes: Es importante analizar qué hacen tus (potenciales) clientes, qué demandan, cuáles son las tendencias y modas del mercado y qué hábitos de consumo y de compra tienen en todo momento. Las tendencias y los consumos son muy volátiles. Para analizar el comportamiento de tus clientes te apoyarás en datos y la comunicación. Hablar con ellos, observarlos y estudiar cómo se comportan es fundamental para no caer en errores de abastecimiento.
  • Refuerza la comunicación entre el departamento de compras y los/las responsables de tiendas: Los/las responsables de tiendas saben mejor que tú cuándo un producto está a punto de agotarse en su punto de venta. Es importante que haya una comunicación fluida y estable entre el departamento de compras y los delegados de las tiendas. Ellos serán tu guía para hacer los pedidos y te aportarán información valiosa sobre el comportamiento de tus clientes.
  • Coordina las acciones de marketing con el departamento de compras: Otro punto clave es la comunicación entre los departamentos de compras y marketing. ¿Te imaginas que tu departamento de marketing promociona justo el producto que tienes en rotura? Pues estas cosas suceden y suceden porque (1) no existe una estrategia común entre los distintos departamentos y (2) porque hay una falta de comunicación interna. Asegúrate de informar en todo momento al departamento de marketing sobre cambios o incidencias con determinados productos. Además, aprovecha la información y los datos que este departamento te puede proporcionar para atinar mejor a la hora de hacer tus compras.
  • Gánate a tus proveedores: Sin tus proveedores no hay negocio. Es importante que exista una buena relación y que reméis en la misma dirección. Cuando la relación es positiva tu proveedor hará lo posible por cuidarte. Por ejemplo, dándote un preaviso de sus propias roturas de stock, así podrás reaccionar a tiempo. Otro ejemplo es buscándote soluciones alternativas cuando haya problemas de transporte o ponerte el primero en la lista cuando les entre ese producto que no te han podido abastecer.

 

Conclusión final

Lo ideal es evitar las roturas de stock, pero si vendes productos de alta rotación es casi inevitable que te veas en esta situación de cuando en cuando. Si es un escenario que se repite, lo primero que deberás hacer es detectar en qué área se está fallando y actuar sobre este problema. Además, podrás aplicar los distintos consejos para prevenir la rotura de stock durante tu ejercicio a lo largo del año. Así, te asegurarás de no perder ventas, no dañar tu imagen de marca y por supuesto, tener contentos a tus clientes 😊

 

 


Referencia: Imagen de Freepik.

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